Elles doivent être adressées par écrit à la chambre
d'arbitrage de la DKV au sein de la Chambre de commerce de Hambourg et doivent
inclure :
- Un exposé complet du différend et du dédommagement
demandé; et
- Le nom et l'adresse de l'arbitre du demandeur et la
preuve qu'il est prêt à officier.
La DKV informe l'autre partie de la demande, en
sollicitant une réponse par écrit qui doit inclure le nom de l'arbitre qui agira
pour le défendeur et la preuve qu'il est prêt à officier. À l'inverse d'autres
marchés, le défendeur n'est pas limité dans le temps pour répondre. C'est en
fait à la DKV qu'il incombe de fixer le délai pour la présentation de la
première réponse mais une fois le panel arbitral constituée alors c'est il qui
fixe les délais ultérieurs. Si un défendeur ne désigne pas un arbitre alors le
président de la DKV ou la Chambre de commerce de Hambourg en désignera un comme
ci-dessus.
Toutes les communications doivent être présentées
par écrit : cinq exemplaires pour un panel composée de trois membres et sept
exemplaires pour un panel composée de cinq membres.