Il est essentiel que les demandeurs adhèrent aux
règles du contrat type sur lesquelles repose la vente. Les règles FEC demandent
que les contestations portant sur la qualité soient présentées dans les 21 jours
de date à date après le dernier jour de déchargement au port de destination.
Toutes les autres contestations doivent être présentées au plus tard 45 jours de
date à date après :
- La date finale de déchargement au port de
destination, pour autant que l'acheteur soit en possession de tous les
documents; ou
- Le dernier jour de la période contractuelle
d'expédition si le café n'a pas été expédié.
Si un règlement à l'amiable (toujours préférable)
s'avère impossible alors la décision formelle d'engager une procédure
d'arbitrage doit être notifiée dans les délais suivants :
- Différends portant sur la qualité : au plus tard 28
jours de date à date à partir du jour de la formulation de la contestation; et
- Autres différends : au plus tard 90 jours de date à
date à partir de la date à laquelle une des parties notifie formellement l'autre
que le différend ne peut apparemment pas être résolu à l'amiable et qu'une
procédure d'arbitrage sera engagée.
Ces délais doivent être respectés, faute de quoi
l'issue de l'arbitrage peut être remise en cause. Si des retards inévitables se
produisent, alors, dans l'intérêt de la justice ou pour éviter des difficultés
inutiles, les règles de la FEC autorisent l'organe d'arbitrage sur le lieu de
l'arbitrage à proroger ce délai comme bon lui semble.