Le contrat de la GCA stipule que :
Le café est considéré comme accepté quant à sa qualité à moins que dans les 15 jours de date à date à compter du déchargement du café, ou dans les 15 jours de date à date après réception de toutes les autorisations d'importer officielles, la date la plus tardive étant retenue, soit :
a) Les réclamations sont réglées par les parties au contrat, ou
b) Une procédure d'arbitrages a été introduite par l'une des parties conformément aux dispositions du contrat.
Si ni la condition a) ni la condition b) n'ont été remplies dans les délais établis, ou si une partie du café a été enlevée du lieu de déchargement avant que des échantillons cachetés représentatifs aient été prélevés par la GCA, conformément à son règlement, la responsabilité du vendeur pour les réclamations portant sur la qualité cesse pour cette partie du café qui a été déplacée.
Pour engager un arbitrage de qualité, le demandeur doit présenter une demande d'arbitrage signée et notariée en trois exemplaires énonçant très clairement la(les) réclamation(s) dans le détail à l'aide du formulaire GCA A-2. Ceci doit être accompagnée du contrat original, d'une demande d'échantillonnage à l'ordre de la GCA, ainsi que des honoraires d'arbitrage demandés. Lorsque la GCA reçoit la réponse du défendeur elle en envoie une copie au demandeur, lequel peut soit présenter une réponse à la GCA soit permettre à l'arbitrage de se poursuivre conformément à la communication originale. Tous les formulaires d'arbitrage sont disponibles à l'adresse
www.green-coffee-assoc.org.
À réception de la demande d'arbitrage, le défendeur répond en présentant sa réponse signée et notariée en trois exemplaires à l'aide du formulaire GCA B-2, avec la somme demandée au titre des honoraires. Cette réponse doit être transmise à la GCA dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la réception de la demande d'arbitrage si le bureau du défendeur est situé à New York. Si le bureau du défendeur ne se trouve pas à New York, le Secrétaire de la GCA peut, à sa discrétion, proroger les délais impartis pour donner au défendeur un délai équivalent à celui accordé à un résident local.
Si le demandeur répond à la réponse du défendeur, le défendeur peut répondre à nouveau à son tour ou autoriser la poursuite de l'arbitrage sur la base de sa réponse originale.