Bien que le système d'arbitrage de la GCA soit conçu
pour faire en sorte que les exportateurs puissent utiliser le système
directement depuis les pays sources, il est conseillé d'être représenté
localement lors de l'arbitrage. L'administration de la GCA fournira toute
l'assistance raisonnable pour garantir une audience équitable indépendamment de
l'endroit où peut se trouver le défendeur, mais le système part du principe que
tous les participants ont une bonne compréhension de certains faits et
procédures. Pour se protéger contre une éventuelle omission il suffit à
l'exportateur de désigner un importateur local pour qu'il comparaisse en son nom
lors de l'arbitrage. La plupart des importateurs offrent ce service à titre
gracieux et la pratique est relativement courante. Une représentation locale est
utile à plusieurs égards. Tout d'abord, les documents et les échantillons
circulent généralement plus efficacement. Lorsqu'un document ou un ordre
d'échantillonnage est égaré, les personnes sur place peuvent résoudre plus
rapidement le problème. Ensuite, les représentants locaux ont habituellement
plus d'expérience du système d'arbitrage et peuvent orienter l'exportateur sur
les questions de détail.
Par exemple, il est clairement stipulé que les
réclamations de nature générale ne sont pas recevables dans les arbitrages de
qualité. En d'autres termes, il n'est pas possible de demander simplement une
indemnité de qualité parce que "le café est mauvais". D'autre part, une personne
expérimentée soulignera qu'une réclamation portant sur la qualité doit non
seulement être détaillée, mais être également générale. Dans certains arbitrages
de qualité le demandeur s'est plaint uniquement du grade du café. En examinant
les échantillons les arbitres ont également constaté des insuffisances de
qualité à la tasse mais n'ont pas pu inclure ces problèmes dans leur sentence
car le demandeur n'avait pas formulé de réclamation à cet égard. Un demandeur
expérimenté aurait formulé une réclamation portant sur des défauts de grade
(fèves noires, fèves sures ou coques) "qui se ressentent parfois dans la qualité
à la tasse".
La nécessité d'une représentation locale dans les
arbitrages de principe est plus évidente. Les détails du pourquoi et du comment
les obligations contractuelles sont déterminées sont parfois complexes.
L'expérience d'un exportateur est habituellement principalement axée sur les
ventes, alors que les importateurs (et la plupart des arbitres de principe en
fait), ont une expérience plus large acquise en tant qu'acheteur et vendeur sur
le marché international du café.
Le dernier avantage que présente la représentation
locale est une meilleure compréhension de la sentence. La majorité des sentences
sont des déclarations très simples du style : "Sur la base des éléments de
preuve présentés, nous accordons X au vendeur [ou à l'acheteur], et imputons les
frais d'arbitrage à l'acheteur [ou au vendeur]." Il est rare qu'une sentence
contienne une explication des raisons ayant conduit les arbitres à se prononcer
comme ils l'ont fait.
Parce que la plupart des arbitres sont des
professionnels expérimentés du café, ayant également une expérience en tant
qu'acheteurs et vendeurs internationaux de café, ils comprennent les deux
aspects de la transaction. Ceux qui ne voient qu'un aspect du commerce du café,
comme les exportateurs, ne comprennent pas toujours pourquoi et comment
certaines actions ou inactions peuvent entraîner pour leurs homologues des
pertes ou des dommages, et il n'est pas rare que certains estiment avoir été
traités injustement dans les procédures d'arbitrage. Quelqu'un qui ne connaît
pas les deux côtés de la médaille ne peut pas toujours voir que l'autre partie a
été légitimement lésée par ses actions et peut parfois penser que l'autre partie
a gagné parce que le système d'arbitrage n'était pas impartial.
Dans les arbitrages de qualité les arbitres ne
connaissent pas les parties. Ils ne voient que la plainte et la réponse du
défendeur, sans aucun nom. Après cela c'est au café de parler. Ainsi donc, la
partialité est quasiment impossible dans les arbitrages de qualité. Dans les
arbitrages techniques, les arbitres connaissent les noms des parties mais ils
sont à la fois acheteurs et vendeurs de café et comprennent donc les deux
aspects du commerce du café; avant d'être désignés, ils sont passés au crible
pour établir tout éventuel contact personnel avec les parties au différend, et
l'avocat-conseil de la GCA supervise la procédure. Un représentant local ne sait
peut-être pas exactement comment la sentence a été rendue, mais il devrait avoir
une idée claire de la procédure et pouvoir expliquer dans les grandes lignes
comment la décision a été prise. Cela est très utile pour l'exportateur qui doit
alors décider ou non de demander la révision de la sentence.