L'acheteur n'est pas un ennemi! Tenir les acheteurs
informés signifie que la plupart des problèmes peuvent être résolus amicalement
dans leur entier ou presque! D'autre part, cacher les "mauvaises nouvelles"
implique des ennuis. L'expédition sciemment faite d'une qualité inférieure
démontre la manque de respect enver l'intégrité du contrat, ou pire encore - un
manque de connaissance sur la qualité, ou même les deux ! Ne pas signaler
qu'une expédition pourra être retardée peut causer des dommages plus profonds
que ceux immédiatement considérés.
Les acheteurs et les vendeurs sont associés lors
d'une transaction: tous les deux sont dans l'obligation de faire leur mieux
pour assurer l'accomplissement du contrat et pour réduire au minimum l'impact
des situations potentiellement nocives. Tenir l'acheteur informé de possibles
problèmes permettent prendre des actions correctives et ainsi faire des
économies sur les coûts et les dommages. Les arbitres tiendront compte de celles
ci en prononçant la décision arbitrale. Et si une réclamation est reçue, il faut
la traiter! Promptement et efficacement !. N'ignorez pas une réclamation en
croyant qu'elle " s'en ira". Et si les réclamations entraînent le déroulement de
la procédure d'arbitrage, coopérez entièrement parce qu'autrement l'arbitration
procédera sans aucune contribution de votre part.
Rappelez-vous également que ceux qui ne voient qu'un
seul côté des aspects du commerce du café comme les exportateurs, ne comprennent
pas toujours pourquoi et comment certaines actions ou inactions peuvent
entraîner pour leur contre-parties des pertes ou de dommages, et pourtant il
n'est pas rare que certains estiment avoir être traitées injustement dans les
procédures d'arbitrage. Recherchez donc l'aide locale parce que les
représentants locaux ont habituellement plus d'expérience du système d'arbitrage
et peuvent orienter l'exportateur sur les questions de détail. Un représentant
local ne sait peut-être pas exactement comment la sentence a été rendue, mais il
ou elle devrait avoir une idée claire de la procédure et pouvoir expliquer dans
les grandes lignes comment la décision a été prise. Cela est très utile pour un
exportateur qui doit alors décider de demander un appel d'une sentence arbitrale
ou non.