Si les places de marché électroniques remplissent
des fonctions électroniques et pourraient remplacer les fonctions de back-office
pour chaque partenaire commercial, les données restent sur les serveurs dans la
place de marché électronique. Pour certaines fonctions l'idéal est que les
différentes parties de la chaîne d'approvisionnement aient accès à des données
centralisées. Cependant, certains types de données doivent être conservés dans
les bases de données des participants eux-mêmes pour des raisons de sécurité
d'entreprise ou de gestion globale de l'entreprise : planification de la
production, comptabilité, systèmes de gestion du contrat et de la position et
ainsi de suite, qui sortent du champ d'activité de la place de marché. Ces
données doivent être transférées entre les différents intervenants.
Dans le commerce sans papier cela passe non pas par
le transfert physique des documents ou une nouvelle saisie des données, mais
plutôt par des messages électroniques de données, entre participants ou via la
place de marché électronique.
Si les données électroniques sont dans un format
standard qui peut être reconnu par les systèmes participants, les informations
peuvent être directement transférées d'un ordinateur à l'autre. Le système est
aussi connu sous le nom de traitement direct (STP, straight through processing).
Cela signifie que les données ne doivent pas être interceptées par les
utilisateurs pour être vérifiées puis à nouveau entrées dans le système
(re-tapes ou ressaisies*), mais qu'elles peuvent être directement intégrées à
l'application ou à la base de données de l'utilisateur.
Conjugué aux fonctions centrales offertes par les
places de marché électroniques, le STP permet des efficiences et des économies à
tous les niveaux de la chaîne d'approvisionnement. Les tâches administratives
diminuent, et la visibilité ainsi que l'efficacité de la chaîne
d'approvisionnement entre les partenaires de la chaîne commerciale
augmentent.
* Une étude McKinsey (2000) a révélé que les taux
d'erreurs en case de ressaisie pouvait atteindre 50 % pour certains documents -
en d'autres termes la moitié de tous les documents en circulation contient au
moins une erreur.