Contrat. Une fois qu'une affaire est conclue les
détails du contrat sont immédiatement transmis aux principales parties à la
transaction, à l'aide d'une plate-forme de messagerie sécurisée et du contrat
standard XML. (XML signifie langage de balisage extensible.)
Lien avec le
back-office. Il est automatique, étant donné que les deux parties ont
reçu la confirmation du contrat et que les informations ont été intégrées dans
leurs systèmes de back-office par le biais de leur interface utilisateur. Les
données du contrat sont à présent prêtes pour poursuivre l'exécution.
Établissement du
prix. Le prix est fixé soit
en utilisant une place de marché électronique, soit directement entre les
parties par opérations à terme via leur courtier, le réseau étant utilisé pour
confirmer les transactions.
Lettre de
crédit. S'il le doit, le
réseau est habitué à établir la lettre de crédit par le biais d'un message de la
banque émettrice à la banque de l'exportateur.
Instructions
concernant l'expédition. Pour un contrat FOB l'importateur donne les
instructions concernant l'expédition et les documents à l'exportateur et à la
banque émettrice via le réseau. La banque émettrice envoie à son tour un
engagement SURF à la banque de l'exportateur, en donnant le détail des documents
commerciaux devant être présentés au titre de la lettre de crédit.
Financement avant
expédition. Sur la base de la
lettre de crédit (ou autre type d'engagement) l'exportateur peut demander un
financement avant expédition, en utilisant les protocoles offerts par les
systèmes (et leur lien avec le système bancaire). Après approbation le
responsable de la gestion des nantissements de la banque sera automatiquement
impliqué dans la transaction.
Fret.
L'importateur peut négocier le fret au travers du fournisseur de services
électroniques d'un transporteur (INTTRA ou GTNexus, par exemple), confirmé par
le biais du système de messagerie électronique du réseau.
Expédition. L'exportateur signale que le café est
disponible et réserve un conteneur par message électronique. (Incidemment, cela
facilite aussi l'établissement du plan d'arrimage du navire.) L'importateur
réserve la traversée et l'espace en cale avec le transporteur conformément à cet
avis. Ces messages sont copiés simultanément aux autres parties concernées, par
exemple les manutentionnaires chargés d'amener le chargement jusqu'au terminal
d'exportation, l'entrepôt et l'organisme qui surveille le pesage et l'empotage.
Bien entendu ce qui précède présuppose que toutes les parties concernées, y
compris les douanes, aient actualisé leurs systèmes de back-office électronique
en utilisant les données obtenues sur une interface Web ou en utilisant leur
propre logiciel de gestion des documents.
Connaissement. En utilisant les détails des instructions
relatives à la réservation et aux documents précédemment reçues, le transporteur
délivre un connaissement électronique et l'enregistre dans le registre de titres
du réseau pour émission à l'exportateur. L'exportateur est notifié par ce
système, et il endossera le connaissement pour la partie concernée, généralement
la banque qui a financé la marchandise, qui est ensuite enregistrée en tant que
détenteur du gage sur le connaissement. Le connaissement peut aussi être établi
directement en faveur de la banque.
Avis
d'embarquement. Il est envoyé
par le biais du réseau, en utilisant la norme XML pour les avis d'embarquement
électroniques.
Envoi. L'exportateur combine la facture commerciale
aux autres documents d'exportation reçus des différents fournisseurs de services
et autorités, et les rassemble dans un message réseau transmis par le réseau
soit à l'acheteur soit à la banque.
Vérification. Les documents sont vérifiés
électroniquement sur la base des instructions enregistrées au titre de
l'engagement. En cas de divergence, le système notifie toutes les parties et
demande le refus ou l'acceptation des documents.
Présentation des
documents. Si les documents
sont corrects ils sont transmis pour inspection et/ou approbation (conformément
au protocole de la lettre de crédit) à la banque de l'importateur ou, dans le
cas d'un paiement net à première présentation des documents directement en
confiance à l'importateur. Lorsque la banque de l'importateur effectue le
paiement, les documents électroniques sont automatiquement délivrés à
l'importateur. Autre solution : la banque émettrice de la lettre de crédit, qui
agissait en tant que détenteur du gage sur le connaissement, endosse le
connaissement au nom de l'importateur une fois que le transfert électronique de
fonds (EFT - electronic funds transfer) a été confirmé par le système de
compensation SWIFT.
Du côté du
réceptionnaire. Avant
l'arrivée du navire ou à son arrivée, le transporteur notifie toutes les parties
concernées (importateur, agent de compensation, douanes, usine de torréfaction
intérieure, etc.) de l'heure et de la date probables d'arrivée du navire, par
XML. L'importateur règle le fret, remet le connaissement au transporteur ou à
l'organisme d'expédition au port de destination, et envoie une copie du
connaissement avec la facture commerciale à l'agent en douane, tout cela par le
biais du réseau électronique et simultanément. Une fois encore, chaque partie
sait instantanément qui a dit quoi à qui.
Livraison
finale. Si le café est
réexpédié vers une usine de torréfaction intérieure, des avis d'arrivée de la
cargaison, des mandats d'échantillonnage et des ordres de livraison circulent
automatiquement entre l'importateur et le torréfacteur. Si le torréfacteur opère
sur la base de stocks gérés par le vendeur alors l'importateur dépose le café
soit à une usine de torréfaction, soit à une station à conteneurs intermédiaire,
ou encore dans un entrepôt ou un parc à silos en attendant la livraison finale.
Tout cela passe par l'envoi d'instructions par le réseau aux agents de
compensation, au transporteur routier et aux magasiniers. Là encore, tout le
monde sait ce qui se passe, et le torréfacteur peut voir où se trouve le
café.
Pour finir l'importateur délivre une facture XML
ainsi qu'un ordre de livraison au torréfacteur, avec copie aux agents de
compensation, camionneurs et magasiniers. Dès le paiement, cet ordre de
livraison fait office de transfert de titre conformément aux conditions établies
dans le contrat type FEC ou GCA.