La communication facile des données et documents au
sein de la chaîne d'approvisionnement du café exige certaines normes pour les
contrats et leur amendement, le prix, les conditions facultatives, les
déclarations, etc. Des normes sont également nécessaires pour les documents
électroniques liés à l'exécution des contrats, tels que les mandats
d'échantillonnage et de livraison, les connaissements, les récépissés et
warrants d'entrepôt.
Des normes électroniques ont été élaborées pour
l'industrie du café des États-Unis en collaboration avec les membres de la Green
Coffee Association (GCA), la National Coffee Association (NCA) et le New York
Board of Trade (NYBOT). Elles utilisent le format XML (langage de balisage
extensible) pour qu'humains et ordinateurs puissent les lire, et pour permettre
le transfert et l'intégration électroniques dans les systèmes de back-office
(traitement direct). Le contrat électronique GCA a été officiellement lancé le
23 juillet 2001, et il inclut des options supplémentaires : lettre de fixation
du prix, lettre de fixation du prix renouvelable, et une lettre de déclaration
de la destination.
La technologie permet à la fois une simplification
et un nombre optimal de choix pour l'établissement du contrat, la transmission
d'un ordre de livraison ou d'un avis d'embarquement, ou la présentation d'un jeu
de documents commerciaux.