Une chaîne électronique dispose de son propre
système de sécurité intégré dans la mesure où il garantit que ce qui est
transmis est bien l'original du document. Les changements, ajouts, suppressions
et disparités, y compris l'identité de la personne qui a présenté les documents
et quand, sont consignés par écrit, enregistrés et signalés. Ceci écarte une
cause importante de pertes et de discussions dans le commerce du café : une
documentation incorrecte et qui en est responsable. Un système électronique
garantit que les documents sont corrects tels que reçus mais ne peuvent bien
entendu rien dire sur le café sur lequel ils portent. L'importance de la gestion
des garanties reste donc inchangée.
Le système enregistrera exactement ce qui a été
fait, par qui et quand, pour chaque contrat par le biais d'un code
d'identification unique qui suit aussi la progression de chaque document. Un
code d'identification est généré dès qu'une nouvelle transaction est initiée.
Ceci peut être fait par l'acheteur ou le vendeur, en fonction de ce qui a été
convenu entre eux.
Sous sa forme la plus simple, cela signifie
simplement, par exemple, qu'un acheteur qui a commis une erreur dans la
description de la marchandise dans la lettre de crédit, ou qui a donné des
instructions erronées pour les marques d'expédition, ne peut pas plus tard
affirmer que la faute incombait au chargeur et refuser le paiement.