Si le port de
destination n'est pas connu il n'est pas facile pour le vendeur
d'organiser l'expédition. Pour les contrats d'expédition à terme ou les FCA, le
contrat ECF fixe par conséquent un délai de 14 jours civils (GCA 15) avant le
premier jour de la période contractuelle d'expédition pour communiquer ces
informations au vendeur. Faute de quoi il pourrait s'avérer impossible de mener
à bien la procédure d'expédition dans les délais impartis. Voir également la
section 04.05.03 sous le "Port de destination" pour davantage sur la façon dont
la GCA agisse au regard de cet aspect en particulier. Pour les contrats
d'embarquement immédiat et prompt ou FCA, la destination doit être déclarée au
plus tard le jour civil suivant la date de vente (et à la conclusion du contrat
pour la GCA).
L'embarquement doit
avoir lieu à l'occasion du dernier passage du navire au port de chargement
convenu pendant cette traversée là. Cette règle a pour but d'exclure
les navires qui font la navette entre plusieurs ports maritimes le long des
côtes d'un pays donné jusqu'à ce qu'ils aient accumulé une cargaison suffisante
pour rendre la traversée principale plus rentable.
Le café doit être
expédié sur la base d'un connaissement maritime de port à port ou
combiné délivré par une compagnie de navigation régulière ou membre
d'une conférence qui, en utilisant un ou plusieurs navires, transportera la
marchandise tout au long de la traversée sans autre intervention du vendeur ou
de l'acheteur. La compagnie délivre un connaissement au port d'origine pour
couvrir la totalité de la traversée, permettant ainsi à l'acheteur de voir les
détails de l'expédition sur le premier navire et de réclamer le café à la
destination finale auprès d'un deuxième navire. (Voir aussi 05, Logistique.)
Transbordement: le premier navire décharge la
marchandise à un port intermédiaire et elle est ensuite rechargée sur un autre
navire direction la destination finale. Cette pratique est de plus en plus
fréquente car les compagnies de navigation tentent de rationaliser leurs
opérations. L'utilisation des conteneurs en particulier a encouragé la création
de centres d'expédition: des ports plus grands ou plus centraux qui reçoivent
des conteneurs provenant de ports périphériques et transportés par des navires
de plus petite taille pour être chargés sur de plus gros navires
porte-conteneurs.
Avis
d'embarquement: dès que les informations requises sont disponibles, le
vendeur doit fournir certains détails spécifiques sur l'expédition. (Cependant,
sous le contrat FCA du ECF les vendeurs comptent que deux jours civils pour
communiquer l'avis de Livraison).
S'agissant d'une expédition autre que CIF (assurée
par le vendeur), l'avis d'embarquement permet à l'acheteur d'assurer la
marchandise expédiée et soit de prendre les dispositions nécessaires pour la
réceptionner au port de destination, soit (lorsque le connaissement le permet)
de déclarer un port de destination optionnel à temps pour que la compagnie de
navigation puisse organiser le déchargement là-bas.
Dans le contrat ECC une série de limites dans le
temps vise à faire en sorte que ces objectifs soient atteints, et à donner à
l'acheteur la liberté de se procurer un lot de remplacement ailleurs si
l'occasion d'embarquer ne se présente pas.
Les détails devant figurer dans l'avis
d'embarquement ou de livraison sont énumérés dans les contrats ECF. L'acheteur a
le droit de recevoir un tel avis, ou un avis d'embarquement/livraison retardé ou
un avis de force majeure. Le fait de ne pas recevoir d'avis habilite
théoriquement l'acheteur à prendre la décision radicale de résilier le contrat
et de demander des dommages et intérêts pour toute perte subie.