Le contrat ECC stipule que, à condition que le
document manquant ne soit pas de nature à empêcher l'importation du café dans le
pays de destination, une garantie de banque européenne devra être acceptée pour
tout document manquant. Les vendeurs dans le cadre d'un contrat GCA doivent
présenter une garantie délivrée par une banque des États-Unis. Les exportateurs
qui n'ont pas pris de dispositions avec une banque européenne ou des États-Unis
pour délivrer ces garanties devraient envisager de stipuler dans tous leurs
contrats que les garanties émises par une banque internationale de premier ordre
seront acceptées. NB. Des règles différentes s'appliquent aux contrats FCA du
ECF (E.FC.CC - Article 13). Voir la Section 04.04.
En principe un jeu de documents d'expédition composé
de quelques documents et de quelques garanties peut être acceptable, et le
paiement peut être effectué de même que la livraison à un acheteur même si aucun
document original - seulement des garanties - ont circulé entre le vendeur et
l'acheteur. Mais lorsque l'absence de documents empêche l'importation d'un
chargement, les acheteurs ne procèdent pas au paiement sur la base d'une
garantie étant donné qu'ils ne pourront accéder au chargement. Alors que les
garanties bancaires de vendeur à acheteur sont généralement acceptables pour les
documents contractuels manquants, les garanties pour les connaissements
manquants doivent être établis au nom de la compagnie de navigation et transmis
à l'acheteur pour utilisation. À cet effet les compagnies de navigation
fournissent leurs propres formulaires de garantie pré-imprimés.
L'acheteur peut aussi accepter la garantie
personnelle du vendeur pour les documents manquants sans intervention d'une
banque. Le vendeur peut prendre des mesures pour rectifier les erreurs contenues
dans les documents, en particulier lorsque les documents se rapportent à un
débarquement prompt et à l'importation d'un chargement (connaissements, par
exemple) et que le gain de temps réalisé en les modifiant immédiatement
bénéficie à l'acheteur ou évite des frais au vendeur. L'acheteur peut remettre
les connaissements à l'agent de la compagnie de navigation à destination qui les
modifiera après en avoir reçu l'autorisation du vendeur par l'entremise de
l'agent de la compagnie de navigation au port d'embarquement.
Il arrive de temps à autre qu'un jeu complet de
documents se perde ou soit détruit en transit. La compagnie de navigation peut
alors se voir demander de délivrer des duplicata des connaissements en échange
d'une garantie bancaire illimitée contre tout dommage futur pouvant être
occasionné au détenteur des connaissements qui sont supposés être perdus.
S'agissant des documents incorrects, l'acheteur ne
pourra se prévaloir d'erreurs matérielles évidentes qui n'affectent pas le fond
du document pour retarder ou refuser le paiement au titre d'un contrat ECC. Si
des erreurs rendent nul un document ou affectent sa fiabilité, le document est
considéré comme un document manquant et une garantie peut être présentée à sa
place. Le document lui-même est alors renvoyé pour être émis une deuxième fois
ou corrigé par le vendeur.