Le vendeur doit aviser l'acheteur en cas de retard
d'expédition dès que, par exemple, il apprend qu'un navire ne pourra peut-être
pas être chargé dans les limites de la période contractuelle en raison de
problèmes liés à l'exploitation du navire tels un retard dans la traversée vers
le port de chargement. Le vendeur doit également démontrer, à l'aide d'une
preuve documentaire indépendante, que le retard ne lui est pas imputable.
Si un problème d'une bien plus grande ampleur et
d'une nature beaucoup plus grave surgit qui empêche le vendeur, ainsi que
d'autres chargeurs, d'embarquer la marchandise dans les délais impartis alors,
en plus de l'avis d'expédition reardée qui doit être envoyé immédiatement, dans
certaines circonstances le vendeur peut invoquer la force majeure. Dans le cadre
des contrats ECF l'avis d'expédition (ou livraison) retardée et l'avis de force
majeure (voir 04.05.08) ont dans un premier temps tous les deux pour effet de
prolonger la période d'expédition autorisée. La résiliation du contrat
intervient alors si le problème persiste après cette période (bien que la
résiliation soit assez inhabituelle). D'un autre côté le contrat GCA ne parle
pas de prolongation et exclut explicitement les événements survenus avant
l'arrivée de la marchandise au port d'embarquement.
Les exportateurs expérimentés savent que reconnaître
rapidement et franchement les problèmes d'embarquement les aide généralement à
parvenir à un règlement à l'amiable avec leurs acheteurs. Le défaut d'expédition
est suffisamment grave, mais ne pas en informer les acheteurs est pire encore
car cela les empêche de prendre à temps d'autres dispositions.