Le commerce international
du café serait impossible sans un accord général sur les conditions de base pour
la vente. Sans celui-ci, il serait continuellement nécessaire de répéter toutes
les stipulations de contrat pour chaque transaction, ce qui notamment prendrait
énormément de temps et augmenterait le risque de commettre des erreurs. Afin
d'éviter cela, les professionnels du commerce du café ont mis au point des
contrats types dont les plus fréquemment utilisés sont ceux de la Fédération Européenne du Café (FEC -
04.04.02 ; www.ecf-coffee.org) à Amsterdam et de la Green Coffee Association (GCA - 04.04.03 ;
www.green-coffee-assoc.org) de New York.
Bien que de nombreux détails sur les transactions
individuelles doivent être convenus avant qu'un contrat soit conclu, les
conditions de base de la vente, qui restent inchangées et s'appliquent à chaque
fois de manière identique, peuvent être couvertes simplement et facilement en
précisant le contrat type applicable. Même ainsi, une offre de vente (ou une
offre d'achat) doit forcément préciser la qualité, la quantité et le prix, la
période d'expédition, les conditions spécifiques de vente, la période pendant
laquelle l'offre est ferme (valable), etc. Mais qu'est-ce qui se passe . . .
.
Lorsque les choses
tournent mal
Les problèmes et les erreurs, les retards et les
catastrophes existeront toujours, ils sont à la fois évitables et inévitables.
La règle la plus importante est la suivante : Tenir l'acheteur informé! Si un
problème est signalé à temps l'acheteur sera peut-être en mesure de replacer le
contrat et de résoudre le problème. Si les acheteurs ne sont pas rapidement
informés, il leur est alors impossible de se protéger et, indirectement, de
protéger l'exportateur. S'il apparaît clairement que la qualité ne correspond
pas aux attentes, n'espérez pas que cela passera inaperçu mais prévenez votre
acheteur. Si une expédition va avoir du retard, n'attendez pas pour l'annoncer
et avertissez-en immédiatement l'acheteur - l'article 11(v) du Contrat européen
pour les cafés exige spécifiquement que l'acheteur soit tenu informé sans
retard. Si une réclamation est raisonnable, réglez-là, rapidement et
efficacement. L'acheteur n'est pas un ennemi mais un partenaire, et devrait être
traité en tant que tel.
L'arbitrage (07.00) entame toujours les réputations
et sonne généralement le glas de la relation professionnelle, mais les
réclamations correctement réglées peuvent contribuer à sceller des relations.
N'oubliez pas que nombre d'acheteurs ne prendront pas la peine de formuler des
réclamations pour des petits problèmes ou d'aller jusqu'à l'arbitrage - pour eux
le temps c'est de l'argent. Ils se contenteront de rayer le nom de la partie
responsable de leur liste d'homologues acceptables, souvent sans rien dire.
Atténuer une
perte
Lorsqu'une perte est probable, tant le vendeur que
l'acheteur sont tenus "d'atténuer" la perte dans toute la mesure du possible :
en d'autres termes, ils doivent minimiser la perte au maximum. Quelle que soit
la partie responsable du paiement, les deux parties sont tenues de minimiser la
perte au maximum. À titre d'exemple peut être citée la perte de documents. C'est
en effet au vendeur qu'il incombe de les retrouver et de les présenter dans les
plus brefs délais. Et pourtant, l'acheteur ne peut pas se contenter de laisser
le café en plan sur le quai et accumuler des pénalités de retard (surestaries,
frais de conteneur, etc.). L'acheteur est tenu de prendre toutes les mesures
raisonnables nécessaires pour maintenir les frais de retard au minimum et
lorsqu'il demandera des dommages et intérêts il devra prouver le caractère
raisonnable de la réclamation et que toutes les mesures possibles ont été prises
pour faire en sorte de maintenir la perte à son niveau minimum inévitable.
Variantes par
rapport aux formules de contrat type
Les contrats commerciaux peuvent être et sont
souvent conclus sur la base de conditions autres que celles des contrats types,
pour autant qu'elles soient bien comprises et soient clairement énoncées en des
termes non ambigus (ne laissant pas la place à des interprétations divergentes).
Par exemple, une personne peut décider de modifier la tolérance relative à la
quantité à embarquer contenue à l'article 2 du contrat ECC, pour la faire passer
de 3 % à 5 %. Dans ce cas là, le contrat devrait comprendre un paragraphe
stipulant que "L'article 2 du contrat ECC est modifié aux fins du présent
contrat d'un commun accord et se lira comme suit : "tolérance de 5 %"."
Si les parties conviennent d'apporter une
modification à un contrat existant, elle devrait être confirmée par écrit, et de
préférence être contresignée par les deux parties. Ajouter les termes "sans
préjuger des conditions et modalités d'origine du contrat" garantit que la
modification ne débouche pas sur un changement non désiré ou imprévu au contrat
original. Si une modification n'est pas confirmée par écrit alors l'une ou
l'autre des parties peut par la suite la rejeter ou la contester. La mémoire
humaine n'est pas infaillible et il n'y a rien de mal à veiller à ce que toutes
les questions devant être consignées par écrit le soient.
Il en va de même pour les affaires conclues au titre
des contrats GCA. Certains torréfacteurs d'Amérique du Nord disposent de petites
brochures qui contiennent leurs modalités et conditions exclusives, auxquelles
tous les fournisseurs doivent adhérer avant de pouvoir devenir des vendeurs
agréés. Le contrat GCA XML contient un champ énorme (350 caractères) intitulé
"exceptions".