Lorsque le paiement contre lettre de crédit est
stipulé alors le vendeur devrait obtenir dans les plus brefs délais tous les
détails de la lettre de crédit de l'acheteur. Ceci a pour but de s'assurer que
les documents nécessaires pourront réellement être obtenus, que suffisamment de
temps sera disponible pour obtenir ces documents, et que des opportunités
d'expédition adéquats existent vers le port de destination choisi dans les
délais d'expédition stipulés.
Les Contrats européens pour le café exigent uniquement
qu'une lettre de crédit intégrale et complète soit prête à être utilisée à
compter du premier jour de la période d'expédition contractuelle, même si la
lettre de crédit peut contenir des dispositions sur ce qui doit être fait avant
le chargement. Il est par conséquent conseillé de prévoir expressément dans le
contrat une réception anticipée d'une lettre de crédit intégrale et complète.
Les vendeurs devraient aussi faire en sorte que la lettre de crédit reste
valable pour la négociation des documents pendant au moins 21 jours après la
date d'expédition. (Voir aussi 10.09.00, Le Risque et le Lien avec le Crédit
Commercial). Tant les contrats ECF que les contrats GCA le stipulent. Si la
durée de validité n'est pas vérifiée avec soin on risquera de remplir toutes les
conditions de la lettre de crédit pour constater après coup qu'elle n'est plus
valable et donc inutilisable.
Les acheteurs calculent tous les coûts (de FOB
jusqu'à la livraison à destination finale) pour parvenir au prix final usine de torréfaction débarqué, en tenant
compte des éventuels coûts supplémentaires. Par exemple, une origine qui a pour
habitude de présenter les documents tardivement (en d'autres termes après
l'arrivée du navire) est pénalisée étant donné que l'acheteur prévoira cette
éventualité dans le calcul "débarqué usine". L'importateur gagne en fait de
l'argent en n'ayant pas à financer la marchandise pour la période de temps
escomptée, mais si la marchandise devait arriver avant les documents alors de
sérieux problèmes surgiraient. Si une lettre de crédit est exigée, le prix
acheteur sera abaissé d'autant pour couvrir les coûts impliqués. Ce prix serait
aussi inférieur à celui des cafés similaires provenant d'autres origines qui
n'exigent pas de lettre de crédit.