La portée et la validité d'une offre doivent être
spécifiées - à quel moment l'acceptation constitue-t-elle un engagement ferme
pour les deux parties?
Un exportateur qui souhaite uniquement informer de
la disponibilité potentielle de marchandise à un prix approximatif emploie des
expressions telles qu'idée de prix ou
offre sujette à disponibilité ou
offre sujette à invendu. Cela indique
à l'acheteur qu'il a de bonnes chances d'obtenir le café s'il accepte le prix
auquel il est offert. Bien que l'exportateur ne soit pas tenu de vendre,
l'acheteur sera à juste titre mécontent si l'exportateur refuse de le faire sans
raison valable (s'il était simplement à la recherche d'informations sur les
prix, par exemple).
Une offre
ferme engage cependant le vendeur si l'acheteur accepte l'offre dans un
délai raisonnable. Le terme "raisonnable" prête à interprétation, aussi le
vendeur doit-il stipuler un délai au-delà duquel l'offre ne sera plus valable.
Il en va de même pour les offres des acheteurs : elles doivent aussi être
précises. L'expression sujette à réponse
immédiate signifie que la réponse doit être immédiate, mais même
"immédiate" n'est pas suffisamment précis. Mieux vaut dire, par exemple,
"sujette à réponse reçue ici avant 15 heures heure locale". Le choix du délai
dépend de la situation de l'exportateur et de l'acheteur auquel l'offre
s'adresse. Si un exportateur est vraiment désireux de vendre, il cherchera
peut-être à sonder plusieurs marchés simultanément. S'il ne dispose que de
stocks limités du café en question, il ne peut pas l'offrir ferme et le mettra
plutôt en vente sous réserve des disponibilités ou sous réserve d'invendus. Il
peut aussi faire une série d'offres fermes, mais très limitées dans le temps, à
plusieurs acheteurs par téléphone ou, de plus en plus, par e-mail. Inversement,
il peut donner à l'acheteur ou, plus probablement, à un agent, un jour entier
pour travailler sur une offre, mais l'heure exacte à laquelle l'offre expire
devrait toujours être stipulée.
Les moyens de communication modernes permettent des
échanges quasi-instantanés, notamment le email et le commerce électronique, ce
qui permet aux exportateurs de contacter les acheteurs potentiels dans un laps
de temps très bref. C'est non seulement l'apparence du commerce qui change, mais
aussi la méthodologie et la terminologie. (Voir la section 06.00, Commerce
électronique et gestion de la chaîne d'approvisionnement.) Mais ce qui ne changera pas c'est le fait que
l'acceptation, orale ou autre, dans le délai de validité de l'offre ferme
constitue un contrat ferme et contraignant. Les différends éventuels
peuvent être soumis à arbitrage mais la meilleure approche consiste à faire en
sorte que les offres soient rédigées de manière claire et précise.
Par exemple : "Nous offrons ferme pour réponse ici
aujourd'hui avant 17 heures heure locale 1 000 sacs d'Arabica XYZ de grade un
conformément à l'échantillon 101 à 100 cents américains la livre, FOB [port],
poids net embarqué, expédition novembre/décembre 2004 notre choix, paiement net
comptant à première présentation des documents". On part ici du principe que la
formule de contrat type a précédemment été convenue; s'agissant d'un nouvel
acheteur le contrat devrait également être mentionné.
Contre-offres: si un acheteur fait une
contre-offre à un prix inférieur pour une offre ferme cela libère
automatiquement le vendeur. L'offre n'est plus contraignante car l'acheteur l'a
rejetée en faisant une contre-offre. Si le vendeur rejette la contre-offre
l'acheteur ne peut ensuite revenir à l'offre initiale : en faisant une
contre-offre, cette offre ferme a été annulée à moins bien entendu que le
vendeur n'accepte de la rétablir.